Lohnabrechnung für kleine Unternehmen aus dem Bereich E-Commerce – das kann schon mal ein großer Kostenfaktor sein. Wenn man als (junges) Unternehmen für seine Lohnabrechnung nicht gerade einen Steuerberater beschäftigen will, der pro Mitarbeiter jeden Monat zirka 10 bis 20 Euro für seine Dienste bezieht, bleibt als Alternative zum Beispiel die Online Lohnabrechnung. Sage bietet für kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern die Lohnabrechnung ohne Vorkenntnisse im Internet an. Wir beleuchten hier einmal dieses System und erklären Vor- und Nachteile.
Gerade in der Startphase steht für kleine und mittelständische Unternehmen der Aufbau einer eigenen Lohnbuchhaltung für die Lohnabrechnung nicht gerade ganz oben auf der Prioritätenliste. Doch dieses Thema sollte eigentlich schon von Beginn an konsequent verfolgt werden, um sich später keinen Ärger mit den Behörden und -schlimmer noch- den eigenen Mitarbeitern einzuhandeln. Mittlerweile gibt es auch jede Menge Anbieter, die Online Lohnabrechnung anbieten. Für Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern hat Sage eine Softwarelösung entwickelt, das die Lohnabrechnung u.a. für E-Commerce-Unternehmen stark vereinfacht hat und mit der man seine Gehaltsabrechnung sowohl am PC vom Büro oder von zuhause aus erledigen kann. Und das alles wenn gewünscht auch mobil über Tablet oder Smartphone. Hier liegt auch schon der erste Vorteil, der aber auch schon gleich als Nachteil angesehen werden könnte. Auch wenn es immer gut ist, sowohl für die Unternehmensführung als auch für die Mitarbeiter, die eigene Abrechnung immer im Blick zu haben, so handelt es sich dabei doch auf jeden Fall um sensible Daten und es sollte kritisch hinterfragt werden, ob diese in der Cloud so sicher -wie nur eben möglich- aufgehoben sind.
Rechtlich up-to-date vs. Konzentration aufs Kerngeschäft
Wir kennen es aus Erfahrung: es ändert sich ständig etwas bei den gesetzlichen Vorschriften und Regelungen – doch wer hat schon die Zeit und Lust, sich neben dem eigentlichen Kerngeschäft auch noch darum zu kümmern? Wer sich also nicht ständig in die neuesten gesetzlichen Vorschriften einarbeiten will, kann sich auch auf Angebote wie vom Dienstleister Sage mit ihrem Tool einfachlohn verlassen. Zumindest ist dann schonmal das zeitaufwändige Auffrischen der Kenntnisse über die rechtlichen Begebenheiten vom Tisch. Das Paket einfachlohn übernimmt die Lohnsteueranmeldung, die Meldung an die Krankenkasse, reicht die Mitteilungen über die Sozialabgaben weiter und setzt sich mit der Berufsgenossenschaft in Verbindung. Außerdem bietet dieses System eine Mitarbeiterübersicht und eine detaillierte Dokumentenverwaltung. Was man als E-Commerce-Unternehmen alles bei der Personalstrategie beachten sollte, hat Sage in diesem Whitepaper zusammengefasst.
Lohnabrechnung in der Cloud
Einer der großen Vorteile von der Lohnabrechnung durch einen Online-Dienstleister ist zum Beispiel die, wenn es nötig ist, tagesaktuelle Übersicht, die man für Berichte für Banken, die Geschäftspartner oder auch für die eigene Unternehmenssteuerung jederzeit heranziehen kann. So hat man als Arbeitgeber aber auch stets die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter im Blick und kann freie Ressourcen erkennen oder möglichen Überlastungen entgegensteuern. Weiterer Vorteil: Wenn sich, wie in den vergangenen Jahren öfters, auch in letzter Minute noch eine zentrale Änderung im Meldewesen ergibt, so wird diese Änderung entweder direkt am Arbeitsplatz installiert oder über den Server auf die angeschlossenen PCs verteilt. Die Updates werden direkt vom Provider durchgeführt. Zudem bietet einfachlohn die Möglichkeit der Chefauswertung, einen ausführlichen Lohnschein und eben die schon angesprochene LohnApp für die mobilen Geräte. Dieser große Funktionsumfang hat natürlich auch seinen Preis und so ist Sage mit seinem Tool eher im oberen Preisbereich im Anbieter-Vergleich angesiedelt. Wer das Ganze aber erst einmal unverbindlich testen will, hat dazu 30 Tage lang Gelegenheit.
Fazit: Bleibt also festzuhalten, dass gerade -aber nicht ausschließlich- kleine/mittlere, internetaffine Unternehmen durchaus mit Lohnabrechnung durch einen Online-Dienstleister gut beraten sind. Immer aktuell und auf dem neuesten Stand bei den gesetzlichen Vorschriften, relativ kostengünstig und man hat immer alle Abrechnungen sofort auf einen Blick – egal ob zuhause oder dank der App auch unterwegs. Wer sich alles noch einmal in Kurzform ansehen will, kann das hier in diesem Video tun:
Bilder & Video: © SAGE
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